Un comptable professionnel agréé pour la préparation de la paie dans votre entreprise 

Différentes formules pour les entreprises 

Les entreprises québécoises, particulièrement les PME, ont accès à un bouquet de services externalisés de gestion financière et de comptabilité. Les «impartiteurs» peuvent se charger du soutien administratif complet ou collaborer en formule hybride, ou encore n’être responsables que d’un volet en particulier, comme la gestion des remises gouvernementales, la tenue de livres, le support logiciel ou le traitement de la paie par exemple. Au cabinet de comptables Gariépy, Gravel, Larouche, Blouin (GGLB), tous ces services (et d’autres) sont assurés par des experts, et ce dans le respect des normes comptables les plus strictes.

Bien connaître le marché québécois, c’est mieux

Que ce soit pour une externalisation partielle ou totale de votre gestion d’entreprise, notamment concernant la préparation de la paie, il est préférable de faire affaire avec une firme accessible et qui connaît les spécificités législatives du Québec. À cet égard, les grandes entreprises de gestion dont les sièges sociaux sont aux États-Unis ou en Ontario ne sont pas l’idéal. D’autant que la complexité du traitement de la paie au Québec a permis le développement d’une grande expertise locale et d’une diversité sectorielle. Le marché y est donc plus compétitif, avec une variation dans les prix par rapport notamment aux autres provinces canadiennes.

Les spécialistes de l’externalisation de la paie 

Les prestations externalisées (traitement de la paie) sont fournies par deux regroupements de professionnels?: les sociétés spécialisées et les cabinets de comptables. Rares au début des années 2000, les sociétés spécialisées se dénombrent par dizaines aujourd’hui. Elles offrent une externalisation plus ou moins exhaustive, tout dépendant des besoins du client. Une attention doit toutefois être portée à leurs équipes dans la mesure où vous ne pouvez confier vos bulletins de paie et autres déclarations importantes à des généralistes. Il importe que ce soit une main-d’œuvre spécialisée (technicien, comptable, avocat, etc.) qui traite les différents aspects de votre administration. Il arrive aussi que ces sociétés externalisent à leur tour leur traitement informatique, ne se gardant que l’édition des fiches de paie. Vos données sont alors hébergées par une tierce partie inconnue de vous. Enfin, le recours à une société spécialisée vaut la peine si vous avez un grand nombre de fiches de paie à faire.

Les cabinets d’experts-comptables

Les comptables professionnels agréés (CPA) sont tout à fait aptes à prendre en charge la gestion des salaires pour votre entreprise. Les cabinets d’experts-comptables, en effet, ne donnent pas seulement des conseils juridiques, ne font pas que de la comptabilité à distance, ils ont aussi les ressources humaines requises, formées spécifiquement, en ce qui a trait à toutes les facettes du service de la paie. Traitement des données et déclarations administratives n’ont plus de secrets pour les comptables professionnels. Le recours à l’expertise des cabinets d’experts-comptables pour la gestion de la paie est fréquent chez les microentreprises. À Québec, GGLB est d’ailleurs reconnue pour la qualité de ses conseils aux PME et pour son service complet d’impartition.

Gestion de paie 101

Que vous soyez en démarrage d’entreprise, que vous centriez vos activités sur la recherche et développement ou encore que vous cherchiez à amincir votre administration, il peut être très profitable d’impartir la gestion des salaires et des avantages sociaux.

Il est important que dans le recours à la sous-traitance les aspects suivants soient pris en considération?:

• Gestion des avantages sociaux

L’employeur peut offrir à ses salariés des avantages sociaux (en plus de leur salaire). Leur énumération figure habituellement dans les contrats individuels de travail ou dans les conventions collectives. Certains sont imposables. Ils traitent principalement des vacances, des congés payés, des assurances collectives et des régimes de retraite. D’autres avantages sociaux existent, par exemple?: l’horaire variable, les programmes d’aide aux employés, les régimes de soins pour la vue, le perfectionnement professionnel, les prestations de maternité ou parentales, etc.

• Production des bulletins de paie

Pour chaque paie versée à un employé, l’employeur doit lui remettre un bulletin de paie. Celui-ci doit lui être produit à des intervalles réguliers (16 jours max ou 30 jours pour les cadres ou les salariés à forfait). Il doit contenir des renseignements comme le nom du salarié, le nom de l’employeur, le type d’emploi, la date du paiement et la période de travail qui correspond au paiement, le nombre d’heures payées au taux normal, le taux du salaire, le montant du salaire brut, etc.

• Inscription au fichier de retenues à la source

Avant de retenir quoi que ce soit sur la paie d’un employé, l’employeur doit être inscrit au fichier de retenues à la source de Revenu Québec, de même qu’à celui de l’Agence de revenu du Canada (compte des retenues sur la paie). Une entreprise doit être inscrite à ces fichiers pour pouvoir procéder aux retenues à la source et payer les cotisations à titre d’employeur.

• Retenues à la source et cotisations

L’employeur a l’obligation d’effectuer des retenues sur le salaire (à la source) de ses employés et de verser celles-ci au gouvernement du Québec (avec les cotisations d’employeur). Des retenues sur l’impôt fédéral sont également obligatoires ainsi que le versement (à l’Agence du revenu du Canada) des cotisations à l’assurance-emploi.

• Relevés à produire

Toutes les sommes versées (salaires, gratifications, pourboires, honoraires, bourses d’études, commissions ou autres) doivent être déclarées aux deux paliers de gouvernement. L’employeur doit fournir à ses employés les relevés nécessaires à la production de leurs déclarations de revenus, ceux de Revenu Québec et les feuillets de renseignements de l’Agence du revenu du Canada (relevés fédéraux).

• Salaires et rémunérations

Quand les types d’allocations et de salaires suivants sont versés, l’employeur a l’obligation de retenir les impôts?: allocations de retraite, gratifications et paiements rétroactifs de salaires, jetons de présence, salaire au pourboire, paiement provenant d’un REER ou d’un FERR, salaire à taux général, salaire à la pièce, supplément de revenu, prestation au décès d’un employé, paiement de pension, salaire à la commission, etc.

Trouver un comptable à Québec pour votre entreprise

Les lignes qui précèdent montrent que pour les entreprises d’ici, le traitement de la paie n’est pas si simple. Dans la région de Québec, le cabinet d’experts-comptables Gariépy, Gravel, Larouche, Blouin s’est démarqué en offrant un haut niveau de professionnalisme, et ce peu importe les besoins du client. De la tenue de livre et préparation de la paie jusqu’à la planification financière en passant par la gestion de projet, si vous pensez à externaliser, consultez d’abord un comptable professionnel agréé.