La tenue de livres requiert beaucoup de rigueur et de la polyvalence. Une entreprise sérieuse doit bien documenter ses activités afin de répondre aux exigences gouvernementales, comptables et légales. De plus, en disposant des bonnes informations, les décideurs sont en mesure d’effectuer de meilleurs choix. Une tenue de livres adéquate bénéficie donc à tous. Le défi est de bien le faire. Mais qu’est-ce que ça implique ? Quelles sont les dossiers à conserver pour la comptabilité ? Quel logiciel utiliser ? Quels principes respecter ? Quoi doit se charger de la tenue de livres ? À ces questions, la firme Gariépy, Gravel, Larouche, Blouin Comptables Professionnels Agréés vous propose ses réponses.

Qu’est-ce que la tenue de livres en comptabilité ?

Essentiellement, il s’agit de tenir les registres financiers et de les faire balancer (balance de vérification). Il y en a plusieurs dont les plus courants :

• la petite caisse
• le grand livre détaille chaque transaction (achats, versements, ventes, échanges, retenues, etc.)
• l’état des résultats présente les revenus moins les dépenses pour une période de temps déterminée
• le bilan fait apparaître tous les éléments d’actif, toutes les dettes et les fonds propres d’une organisation à un moment donné
• le flux de trésorerie permet d’anticiper le montant en liquidités à travers le temps en confrontant les revenus et les dépenses

Dépendamment de la répartition des tâches, le teneur de livres peut avoir à préparer les chèques de paye, factures, formulaires de versement d’impôts, autres documents gouvernementaux et rapports statistiques, financiers ou comptables. Plusieurs types de documents doivent être traités et la mise en place d’un bon système permet de diminuer vos frais comptables.

Mettre en place un système de tenue de livres comptable

Une bonne tenue de livres permet d’être bien organisé en tant qu’entreprise. Mais pour avoir une bonne tenue de livres, il faut fondamentalement aussi être bien organisé ! Il y a diverses approches :

• la comptabilité en partie simple : chaque transaction n’est enregistrée qu’une fois dans « journal des revenus et des dépenses ». Cette façon de faire ne peut convenir qu’à une très petite organisation.
• la comptabilité par décalque : protégé par un droit d’auteur, un tel système utilise des chèques à endos de carbone. Les renseignements qui y sont écrits sont automatiquement calqués et ensuite archivés. Cette approche est souvent dépassée puisqu’elle oblige le paiement par chèque.
• la comptabilité en partie double : chaque transaction est comptabilisée à deux reprises, un montant est porté au compte de crédit et un autre au débit de façon à ce que le tout balance nécessairement.
• la comptabilité informatisée : tout se fait automatiquement, c’est rapide, simple et efficace. Il s’agit évidemment de la méthode prisée par la grande majorité des entreprises.

Informatisation de la tenue de livres : les logiciels

Il existe plusieurs programmes informatisés pour la gestion des données comptables. Certains sont plus faciles d’utilisation bien que plus limités en termes de fonctionnalités alors que d’autres sont complexes mais dont bien complets. Notez qu’il est aujourd’hui possible d’intégrer une boutique en ligne à un logiciel comptable. Contactez un comptable professionnel agréé pour qu’il vous aide à bien cerner la solution qui vous est appropriée. Voici quelques options :

• Prextra
• Acomba
• Quickbooks
• Gestion PME
• Avantage
• Sage
• Dynacom

Comment choisir le logiciel comptable pour votre teneur de livre?

Pour économiser du temps et facilité les calculs ainsi que les prévisions de vos finances, il existe un grand choix de logiciels comptables que vous pouvez choisir pu répondre à vos besoins avec le plus de précision possible. Mais comment choisir?

Définir les besoins de votre société. Afin de bien cerner les exigences de votre société, vous devez vous poser plusieurs questions telles que :

• Est-ce que votre entreprise fonctionne avec des actions ou en faites-vous la gestion comme un travailleur autonome?
• Combien de transactions sont faites par votre entreprise?
• Y a-t-il plusieurs personnes qui auront accès au logiciel de comptabilité?
• Quels sont les autres logiciels que vous utilisez au quotidien?
• etc.

Respecter les exigences juridiques. Les documents que votre entreprise doit fournir pour la comptabilité sont régis par des normes et des lois bien précises qui diffèrent dépendamment des entreprises. Pour savoir quelles sont celles qui vous concernent particulièrement, vous et votre entreprise, vous devez vous informer auprès d’un spécialiste.

Prendre en compte l’aide dont vous aurez besoin. Il vous faut une personne connaissant ce genre de logiciel de tenue de livre financier afin qu’elle puisse aider à l’implantation, l’installation et la maintenance de vos logiciels de tenue de livre.

Les avantages d’une bonne tenue des dossiers sur la Côte-de-Beaupré et à Québec

Plus vos dossiers seront organisés, plus ils seront utiles pour la prise de décision. Ça ne fait aucun doute. Que ce soit pour faire le suivi de certains projets en étudiant leur passé et objectifs, pour faire des prévisions ou bien pour répondre aux besoins spontanés d’informations d’intervenants internes, la tenue de livres est importante. À l’externe, des organisations telles que l’Agence du Revenu du Canada, Revenu Québec ou le Registre des Entreprises du Québec peuvent elles-mêmes requérir des informations de votre part. Des données mal classées résulteront certainement en des pertes de temps et donc de rentabilité puis en une perte de motivation.

Principes comptables à respecter au Québec

Pour que l’information recueillie soit le plus utile possible, il faut respecter quelques principes simples :

• classer les informations des états financiers en catégories pertinentes
• catégoriser chaque montant important séparément
• employer un langage clair et éviter le jargon technique
• se soumettre à la norme PCGR

Qu’est-ce que le PCGR ?

PCGR signifie «principes comptables généralement reconnus ». Ces normes sont destinées aux sociétés privées. Ces principes visent à assurer une bonne qualité de l’information comptable de par sa compréhensibilité, sa pertinence et sa fiabilité (qui dépend de la fidélité, la vérifiabilité, la neutralité et la prudence des données). Ils sont en fait constitués de principes régissant la mesure, le classement et l’interprétation des données et de postulats (qui sont des hypothèses concernant l’environnement social et économique ainsi que l’utilisation de l’information comptable). Ceux-ci définissent l’importance :

• de la personnalité de l’entreprise, qui est distincte
• de la continuité de l’exploitation (on pose l’hypothèse que l’entreprise fonctionnera encore longtemps)
• du coût d’acquisition (les comptables enregistrent les biens à leurs coût d’acquisition même si la valeur marchande change)
• de la caractéristique de l’objectivité (les transactions sont basées sur des faits et non des opinions)
• du rapprochement des produits et des charges
• de l’indépendance des exercices financiers
• du principe de bonne information
• etc.

N’hésitez pas à contacter GGLB CPA pour plus d’informations sur les PCGR.

La tenue de livres pour les travailleurs autonomes ou PME

Les impôts et les taxes qui doivent être remis ou réclamés au gouvernement exigent souvent des calculs complexes étant donné qu’il y a beaucoup d’éléments à penser. Puisque les travailleurs autonomes ainsi que les PME (Petite Mini Entreprise) sont considérés autonomes à faire ces calculs, plusieurs erreurs sont commises par manque d’informations sur les obligations qu’un travailleur autonome u une PME doivent respecter ainsi que sur les droits qui concernent ceux-ci. La tenue d’un livre peut diminuer le risque d’erreurs en structurant les revenus et les dépenses.<

Les deux erreurs les plus courantes se divisent en deux sections :

• Les déclarations exagérées. Généralement, il est possible de déclarer tout ce qui concerne votre emploi. Les vêtements, par exemple, ne devraient pas être déclarés sauf pour certaines exceptions comme le métier d’acteur.
• Les déclarations non faites. Dans d’autres cas, les travailleurs autonomes et PME ne sont pas informés sur leurs droits de réclamation et peuvent omettre de déclarer certains éléments.

Afin de diminuer au maximum les risques d’erreurs, le plus simple est d’engager une personne qualifiée comme un comptable, qui pourra classer et balancer vos registres financiers à votre place et faire des analyses sommaires de vos avoirs. Il vous suffira de vous référer à cette personne en cas de questions ou lors de la période des impôts.

Le comptable, pour éviter les erreurs comptables

Une faute de gestion de comptabilité peut être…

• technique. Par exemple, il peut s’agir d’une omission de rapport, d’un retard dans les délais de remise, etc.
• opérationnelle. Un manque de précautions peut entraîner des rémunérations ou des investissements excessifs.
• intentionnelle. Autrement dit, la fraude fiscale.

Pour une PME ou un travailleur autonome, la tenue d’un journal comptable est obligatoire et chacune de ces erreurs comptables est susceptible de causer des problèmes considérables à l’avenir financier de l’entreprise ou du particulier. Quoi qu’il en soit, les opérations nécessaires à la tenue d’un livre de comptes dans les règles de l’art sont plutôt complexes et peuvent s’avérer une tâche difficile lorsque la tenue de livres ne fait pas partie de notre champ d’expertise. Ainsi, en engageant des experts comptables comme teneurs de livres de comptabilité, vous vous assurez la tranquillité d’esprit que la compilation se fait selon les exigences des lois, que votre comptabilité est à jour et que vos données financières seront plus aisément corrigées dès qu’une erreur de compte surviendra dans votre répertoire de finances.

Comment trouver le bon comptable pour votre tenue de livres?

Un comptable qui sera défini comme étant votre teneur de livres, sera aussi un conseiller judicieux concernant vos finances, un guide, un planificateur lors de changements budgétaires ainsi qu’un atout qui vous permettra d’épargner et de maximiser vos profits.

Le premier critère que doit avoir une bonne firme comptable est la confiance que vous serez prêt à mettre dans les comptables qui vous offrent leurs services. Mais en qui faire confiance?

Faites confiance à une firme comptable qui…

• répondra à tous vos besoins. En effet, selon vos exigences, il est possible qu’une seule firme de comptables puisse répondre à tous vos besoins, ce qui est beaucoup plus simple à gérer.
• maîtrise les connaissances nécessaires. Il existe beaucoup d’éléments légaux qu’il faut savoir pour produire des documents légaux et valides. De plus, un comptable d’expertise sera un bien meilleur conseiller!
• maîtrise les technologies de l’information. Un comptable est non seulement à l’aise avec les finances, mais aussi avec la technologie de l’information comme les nombreux logiciels disponibles pour la comptabilité.
• est ouvert d’esprit et courtois. Le rôle de comptable est surtout un rôle relationnel qui se doit d’être un service humain. Votre firme de comptabilité doit prendre en compte vos besoins en priorité concernant votre tenue de livres. C’est le cas de GGLB.

Teneurs de livres versus comptables professionnels agréés

Pour occuper un poste en tenue de livre, selon Ressources humaines et Développement des compétences Canada, un diplôme d’études collégiales en comptabilité, en tenue de livre ou dans un domaine connexe est requis. Deux ans d’études dans un programme reconnu en comptabilité professionnelle (premier niveau) peuvent aussi suffire. Il est important de faire faire votre tenue de livres par des personnes qualifiés car les conséquences d’un mauvais travail peuvent être catastrophiques.

Par expérience, nous jugeons important de vous recommander de faire affaires avec un comptable professionnel agréé (CPA) puisque par sa polyvalence et son expertise approfondie, il saura mettre en place un système comptable des plus efficaces en plus de proposer des solutions proactives et concrètes pour le développement de votre organisation à travers le temps. Contactez GGLB CPA pour un avant-goût.