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Vous trouverez ci-dessous les principaux documents nécessaires à la comptabilisation de vos opérations d’entreprise. Ces documents doivent généralement être transmis mensuellement ou trimestriellement à votre comptable. Comme chaque entreprise est unique, il se peut que vous ayez à fournir des documents propres à votre domaine d’activités. Gardez en tête que tout ce qui concerne vos opérations ou qui affecte de près ou de loin les activités économiques de votre entreprise se refléteront dans vos états financiers, d’où l’importance de transmettre tous les documents nécessaires.
En plus de facilité la tâche de votre comptable, une bonne organisation de votre paperasse vous permettra une meilleure comptabilisation de vos affaires, évitera des délais inutiles et il s’en suivra une économie en frais comptable, car le temps de traitement s’en trouvera réduit.
1. Factures de ventes ou relevé de caisse
Peu importe le format que vous utilisez pour facturer vos clients, que ce soit des factures imprimées à l’aide d’un logiciel informatique ou les relevés de votre caisse enregistreuse, ces documents doivent être transmis à votre comptable. Les comptables offrent généralement un service informatique de tenue de livres.
Chaque facture doit comporter la date de la vente, le nom du client, le produit ou service vendu, le détail des taxes ainsi que vos numéros d’enregistrement des taxes et doit suivre une numérotation constante et croissante. Même les factures annulées doivent être incluses pour assurer la suite numérique et ainsi éviter que des revenus n’aient pas été comptabilisés.
Si vous utilisez une caisse enregistreuse, vous devez imprimer à la fin du mois le relevé des ventes. On doit y retrouver la période concernée (du 1er au 31 mai 2014) et doit inclure le total des ventes pour chaque type de revenu (matériel, service…) de la période et le total des différentes taxes.
Lors d’une vérification fiscale, ce soit des choses qui sont vérifiées par le vérificateur.
2. Factures d’achat
Il s’agit ici des factures obtenues lors de l’achat de matériel ou service pour le compte de l’entreprise. Elles proviennent de vos fournisseurs et sous-traitants, d’achat d’équipement, des services publics (électricité, téléphonie…), de la location et de l’entretien de l’équipement, de la représentation faite auprès de vos clients actuels et futurs ou de vos fournisseurs (repas, essence, déplacement), des honoraires professionnels (comptable, avocat), des assurances, des taxes et permis nécessaires à vos opérations (taxes municipales, permis de construction), etc.
Vous devez inclure également les crédits reçus pour un remboursement sur vos achats. Les factures et crédits devraient être placées par fournisseurs et regroupées ce qui facilitera la saisie des données dans le système comptable. Avec les dépenses documentées, le comptable diminuera les impôts à payer.
3. Salaires
Que vous fassiez vous même le calcul de vos salaires ou que vous ayez un fournisseur de paie externe, vous devez transmettre le registre des paies. Celui-ci doit contenir les salaires versés par département pour la période donnée (1er au 31 mai 2014) ainsi que le détail des différentes déductions (impôt provincial, fédéral, RRQ, RQAP, assurance-emploi) et autre (REER, assurances collectives).
Un comptable peut s’occuper de préparer vos paies, vous devez simplement lui transmettre les feuilles de temps selon la périodicité de vos paies, les coordonnées et détails d’embauche de tous les nouveaux employés, les mouvements de personnels et différents changements concernant vos employés (vacances, augmentations salariales). Assurez-vous de bien respecter les délais imposés par votre comptable afin d’éviter tout retard dans le traitement et versement de la paie afin de ne pas pénaliser vos employés pour votre négligence.
4. Livret ou bordereau de dépôt
Vous pouvez vous procurer votre livret de dépôt auprès de votre institution bancaire. Ce livret vous permet de concilier tous les paiements ou remboursements déposés au compte bancaire. Il est important de bien identifier chaque montant déposé pour assurer une bonne comptabilisation de vos rentrées d’argent et surtout une bonne gestion de vos comptes à recevoir.
Dépendamment du système comptable utilisé, vous pouvez inscrire le nom du client ou son numéro de client, les numéros de factures payées et le montant payé. Si le paiement ne provient pas d’un client, inscrire le payeur, la raison de ce paiement et le montant payé. Inclure toutes les pièces justificatives lorsque c’est possible (talon de chèque, avis de remboursement (gouvernement)).
5. Livret de chèques
Lors des paiements faits par chèque à vos fournisseurs, sous-traitants ou autres, vous devez compléter adéquatement le talon annexé au chèque en prenant bien soin d’indiquer la date, le destinataire, les factures payées ainsi que le montant du chèque. Les chèques doivent suivre une suite numérique constante et croissante. Les talons respectent la numérotation en étant jumelés au chèque. Les chèques annulés sont inclus dans l’envoi au comptable afin d’assurer la continuité de la numérotation.
Ces détails sont nécessaires pour assurer une bonne gestion des comptes à payer.
6. Relevés de cartes de crédit
Une bonne organisation est requise, surtout si vous avez plusieurs cartes de crédit
Si l’entreprise possède des cartes de crédit, elle doit transmettre les relevés de cartes de crédit ainsi que toutes les pièces justificatives s’y référant. La preuve de paiement n’est pas recevable lors d’une vérification, car plusieurs informations y sont manquantes (produit acheté, détails des taxes). Vous devez donc vous assurer de toujours avoir une facture ou coupon de caisse lors de vos achats.
Pour faciliter le traitement, les pièces justificatives devraient être annexées au relevé et suivre l’ordre des achats présenté sur celui-ci.
7. Relevés bancaires
Votre institution financière vous fournit chaque mois un relevé de vos opérations banquières. Pour faciliter la comptabilisation des transactions (tenue de livre), assurez-vous que votre relevé couvre la période du début du mois à la fin du mois. Certaines institutions financières produisent des relevés à partir de la date d’ouverture du compte bancaire (du 5 mai au 4 juin 2014).
Ce document est essentiel pour la conciliation bancaire. La conciliation bancaire permet de concilier les transactions qui ont eu lieu dans les livres comptables avec celles du compte bancaire.
8. Documents gouvernementaux
Il s’agit des avis de cotisations, des formulaires de déclaration, avis de remboursement ou autres. Ils permettent le respect des délais lors de la production des déclarations (taxes de ventes, déductions à la source, fiscales) et d’assurer le suivi comptable de vos obligations fiscales.
9. Emprunt bancaire et marge de crédit
Tous contrats d’emprunt (emprunt bancaire pour un achat d’équipement, financement automobile, hypothèque) et de marge de crédit sont transmis à votre comptable. On y retrouve entre autres les termes de paiement, le taux d’intérêt et les modalités de remboursement. Ils permettent le suivi des passifs.
Si votre prêteur vous fournit une cédule de remboursement, cela assurera une plus grande justesse dans les écritures de remboursement de vos passifs.
10. Documents légaux
Vous devez fournir les documents légaux pour la comptabilité, tels que votre bail, les avis de faillite de vos clients, les poursuites, les contrats….
C’est dans votre obligation de communiquer ces informations aux, actionnaires, investisseurs et lecteurs de vos états financiers, car elles peuvent avoir de gros impacts sur la poursuite de vos opérations et peuvent mêmes mettre en péril la survie de votre entreprise.
Notez que chaque fois que des documents ou informations sont manquants, cela augmente le temps travaillé à votre dossier. De plus, cela vous évitera de recevoir des demandes et de faire les recherches pour communiquer les informations et documents nécessaires. VOUS serez le plus grand gagnant, car il en résultera une économie de temps et d’argent pour VOUS.
