Le poste de secrétaire comptable est très varié. Voici une liste de différentes tâches que vous pourrirez accomplir en tant que secrétaire dans un cabinet de comptables. Veuillez noter que selon la grosseur du cabinet, l’endroit où vous êtes, soit une ville ou un petit village ainsi que la philosophie de l’entreprise influenceront la nature de vos taches.
Liste des tâches d’une secrétaire comptable
- Répondre aux appels et prendre les messages
- Achats de matériel pour le bureau
- Payer les factures
- Rédiger des lettres de remerciement/demande de dons
- Faire la mise en page de fichiers
- Interagir avec les partenaires par téléphone et courriel pour prendre rendez-vous
- Corriger des erreurs et tenir à jour les différents documents
- Faire des envois massifs de demande de financement
- Préparer les états financiers, la comptabilité mensuelle, annuelle et les impôts
- Produire une déclaration de mise à jour annuelle au registraire des entreprises
- Préparer les dossiers pour les CA, CE et AG, rédiger les procès-verbaux et les archiver
- Archiver les dossiers papier (plans d’aide, comptabilité, tenue de live, etc.)
- Diffuser l’information de la fondation à tous les membres du CA
- Coordonner la circulation des renseignements à l’interne
- Établir et tenir des systèmes de classement des dossiers d’information
- S’assurer que toute l’information échangée concernant les dossiers et les traces décisionnelles se retrouve au centre de documentation
- Impression de matériel promotionnel (pamphlet, signet, etc.)
- Gestion du contenu du site internet
- Gestion des comptes de réseaux sociaux
- Tenir à jour les statistiques du cabinet de comptables
- Rassembler les informations nécessaires à la prise de décision
- Saisir à l’ordinateur des lettres à partir de notes manuscrites ou dictées
- Effectuer les photocopies et les fax
- Acheminer et distribuer le courrier
- Assurer le bon fonctionnement de tous les appareils dans le bureau
Plus d’information sur chacune de ces tâches ci-bas…
1. Répondre aux appels et prendre les messages
Répondre aux appels entrants et les acheminer à la personne demandée. Noter le message dans un agenda à portée de main si la personne demandée n’est pas disponible. S’il y a lieu, l’appel peut aussi être laissé dans la boîte vocale de l’employé. Modifier le système téléphonique durant l’heure du dîner pour s’assurer que les messages reçus durant cette heure seront bien laissés sur la boîte vocale de la secrétaire. Au retour, modifier le système téléphonique pour que les appels puissent être acheminés à la secrétaire et non dans la boîte vocale.
2. Achats de matériel pour le bureau (papier, cartouches d’encre, enveloppes, étiquette, etc.)
Vous devrez gérer les achats de matériel pour le bureau et commander les fournitures de bureau, d’après une liste prédéfinie de différents fournisseurs, via internet ou par téléphone. Puis, une fois le matériel reçu, vous devrez distribuer les commandes à chaque département.
3. Payer les factures
Mensuellement, il faudra faire le paiement des factures en cours. Pour effectuer cette tâche, il est utile de tenir un registre de toutes les factures payées et non payées. Ainsi, vous pouvez travailler avec des filières en ordre alphabétique dans laquelle vous insérez toutes les factures payées et non payées.
4. Rédiger des lettres de remerciement/demande de dons
En tant que secrétaire comptable, ce sera parfois vous qui ferez les liens avec des organisations externes. Vous pourrez alors rédiger des lettres de remerciement, des demandes de dons et tout autre type de lettres et ensuite, les acheminer aux clients, selon la demande du supérieur.
5. Faire la mise en page de fichiers
Une fonction importante qui influencera l’image et le professionnalisme du cabinet de comptables est l’habileté à fournir des documents bien finalisés. Ainsi, une compétence recherchée chez une secrétaire comptable est celle de faire correctement les mises en page des documents à l’aide de différents logiciels, le plus souvent, avec Word.
6. Interagir avec les partenaires par téléphone et courriel pour prendre rendez-vous
Fixer des rendez-vous avec les personnes ressources pour s’informer des changements possibles. Selon le cabinet où vous êtes, vous aurez parfois à faire des rappels pour confirmer certains rendez-vous importants.
7. Corriger des erreurs et tenir à jour les différents documents
Faire les modifications dans les bons documents et s’il y a des changements à effectuer, en aviser le supérieur et faire les modifications.
8. Faire des envois massifs de demande de financement (étiquette, lettres personnalisées)
Faire des recherches pour trouver du financement. Une fois trouvé, envoyer des demandes aux compagnies concernées, sous forme de lettres ou autres documents personnalisés propre à chaque type d’entreprise.
9. Préparer les états financiers, la comptabilité mensuelle, annuelle et les impôts
Vous êtes dans un cabinet de comptables, alors qu’est-ce qu’il y a de plus important que la comptabilité! Ce pourrait être vous qui soyez responsable de tenir un registre mensuel et/ou annuel de la comptabilité. Selon les cabinets, différents logiciels comptables sont utilisés
10. Produire une déclaration de mise à jour annuelle au registraire des entreprises et à toute autre organisation.
Déclarer tout changement au registraire des entreprises. Faire les déclarations annuelles selon les changements s’il y a lieu, à l’aide des bons documents. Les acheminer par courriel et faire les suivis dès que c’est approuvé.
11. Préparer les dossiers pour les CA, CE et AG, rédiger les procès-verbaux et les archiver
Préparer différents dossiers pour les entreprises et rédiger des documents pour les procès, s’il y a lieu. Tenir en ordre les versions finales des procès verbaux dans une filière attitrée.
12. Archiver les dossiers papier (plans d’aide, comptabilité, tenue de live, etc.) pour chaque année
Tout document est important. Il ne faut surtout pas les jeter ou les classer en désordre. Classer tout document dans une filière, placé par ordre alphabétique. Les archiver dans des boîtes et indiquer l’année sur le dessus de la boîte.
13. Diffuser l’information de la fondation à tous les membres du CA
Donner l’information aux membres du CA sur la fondation. Pour toutes questions demandées, les noter et s’informer à la personne ressource de la fondation. Une fois les réponses reçues, en aviser les employés.
14. Coordonner la circulation des renseignements à l’interne
Assurer que les informations et les renseignements s’acheminent aux différents départements. Pour ce faire, tenir à jour un fichier dans lequel inscrire toutes nouvelles, demandes, informations et changements. Faire le suivi des demandes entre chaque département.
15. Établir et tenir des systèmes de classement des dossiers d’information
Gérer et mettre à jour un système de classement des dossiers, à l’aide du système informatique. Créer plusieurs dossiers dans lesquels mettre chaque document important.
16. S’assurer que toute l’information échangée concernant les dossiers et les traces décisionnelles se retrouve au centre de documentation afin de garder chaque dossier à jour et complet
Faire le suivi avec les différentes parties prenantes concernant chaque document à traiter et toutes décisions prises.
17. Impression de matériel promotionnel (pamphlet, signet, etc.)
Imprimer, selon les quantités demandées, les documents promotionnels. Mettre en ordre et les donner à la personne attitrée pour en faire la distribution.
18. Gestion du contenu du site internet
Gérer le site internet de l’entreprise. S’il y a tout changement ou modification à faire, aviser le département du marketing ou la personne responsable pour que le site internet soit mis à jour.
19. Gestion des comptes de réseaux sociaux
Selon les différents cabinets comptables, vous pourrez être attitré à gérer et faire les mises à jour des réseaux sociaux. Ainsi, sur les différents comptes d’entreprises, vous pourrez diffuser des photos, répondre aux différentes questions posées et publier les nouvelles concernant l’entreprise.
20. Tenir à jour les statistiques du cabinet de comptables
Certaines entreprises gardent des informations générales de leur clientèle pour avoir un meilleur portrait de celle-ci. Ainsi, à l’aide de logiciels, vous pourriez avoir à remplir des tableaux de statistiques.
21. Rassembler les informations nécessaires à la prise de décision
Parfois, vos différents supérieurs auront besoin d’information variée sur différents secteurs pour mieux répondre aux besoins de leur client. Ainsi, en plus d’avoir à rassembler les dossiers concernant ce client, vous pourriez avoir à faire une recherche sur Internet ou auprès de différentes organisations pour trouver et trier l’information demandée. Une fois rassemblée, communiquer l’information à la personne concernée.
22. Saisir à l’ordinateur des lettres à partir de notes manuscrites ou dictées
Retranscrire des notes écrites pour les employés en rédigeant des documents. Prendre soin de faire une belle mise en page.
23. Effectuer les photocopies et les fax
Faxer chaque document demandé aux différentes entreprises. Gérer les fax entrants en les distribuant aux bons départements du cabinet de comptables. Faire des photocopies s’il y a lieu. Gérer les documents en les distribuant aux bons départements.
24. Acheminer et distribuer le courrier
Peser les lettres, les timbrer et les déposer à la fin de la journée, à l’endroit attitré. Distribuer tous les matins le courrier dans le bureau. Préparer les envois de colis et les lettres recommandées par diverses messageries. Appeler et faire le suivi avec les différentes compagnies de messagerie.
25. Assurer le bon fonctionnement de tous les appareils dans le bureau
S’assurer que tous les appareils fonctionnent. S’il y a un bris, téléphoner au bon fournisseur et/ou parler au technicien pour prendre un rendez-vous afin de fixer le problème.
Les tâches d’un secrétaire comptable sont variées, un tel poste vous intéresse?
Nous espérons que cet article vous aura aidé à mieux comprendre les diverses taches associées à l’emploi d’une secrétaire dans un cabinet de comptables. Si jamais vous souhaitez postuler comme secrétaire ou à un autre poste dans notre cabinet, n’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements.
