Comptabilité pour petite entreprise | Tenue de livre, service comptable
20 juillet 2015,
Cabinet de comptables CPA pour tenue de livres

La différence comptable

En démarrage, une petite entreprise doit souvent se focaliser sur l’innovation et sur les possibilités de croissance, c’est-à-dire sur l’avenir. Les contraintes administratives quotidiennes peuvent alors ralentir son développement. Afin d’éviter cet écueil, l’externalisation de la gestion financière est avisée et ce, d’autant plus que vous confiez le mandat à une firme comptable. Pour enregistrer puis traiter vos revenus et vos dépenses, pour s’occuper de toutes les déclarations d’ordre salarial, fiscal ou autres, rien de tel qu’un expert-comptable. Le cabinet Gariépy, Gravel, Larouche, Blouin est une référence en ce domaine à Québec. Laissez GGLB (CPA) vous permettre d’avoir des objectifs ambitieux.

 

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Tenue de livres par un comptable: comptabilité pour petite entreprise (PME)

Investir dans la comptabilité et la tenue de livres

Des dossiers comptables tenus en bonne et due forme, une comptabilité organisée et exacte, voilà ce que toute entreprise mérite d’avoir. Or, en plein envol ou suite à des choix difficiles, les petites entreprises se trouvent souvent dans l’incapacité d’assumer la gestion optimale de leurs dossiers financiers. En déléguant cette tâche parfois fastidieuse à un comptable externe expérimenté, la dépense devient un investissement, car une bonne tenue de livres :

  • fait épargner temps et efforts à tout entrepreneur débutant ou bâtisseur;
  • permet de bien suivre dans le temps la performance de l’entreprise;
  • permet de mieux contrôler les dépenses et de fonder les décisions commerciales sur des données fiables et pertinentes;
  • assure de répondre aux exigences notamment de l’Agence du revenu du Canada, du Régime de pensions du Canada, de l’assurance-emploi, de Revenu Québec (taxes), des compagnies d’assurance;
  • accélère et facilite les transferts de fonds au moment opportun;
  • maximise le dynamisme de l’entreprise et fait faire de plus gros bénéfices.

 

Les systèmes de comptabilité

Un système de tenue de livres doit être sûr, cohérent et précis, tout en demeurant pratique et facile à utiliser. Différents systèmes de comptabilité existent. Un comptable compétent vous proposera celui qui correspond le mieux à vos besoins. Voyons-en quelques-uns.

  • Comptabilité en partie simple : chaque transaction n’est consignée qu’une seule fois, sous forme de revenu ou de dépense (ou d’actif / passif). Les entrées sont enregistrées dans un tableau tenant sur une page et montrant une vue d’ensemble (journal des revenus et des dépenses).
  • Comptabilité en partie double : les transactions sont enregistrées deux fois ; chaque montant est porté à deux comptes, celui de crédit et celui de débit.
  • Comptabilité par décalque : il s’agit d’un système protégé par un droit d’auteur et qui utilise des chèques à endos de carbone. En inscrivant des renseignements sur le chèque, ceux-ci sont transférés à un système d’enregistrement.
  • Systèmes informatisés : rapides et multifonctionnels, ces programmes permettent de produire sur une base quotidienne des états financiers à jour. Ils sont flexibles, de sorte que des éléments peuvent y être ajoutés au fur et à mesure que l’entreprise croît.

Engager un comptable ou un teneur de livres?

Vous devez, dans le cadre de l’exploitation de votre entreprise, garder un dossier complet de tous vos revenus et de toutes vos dépenses. Une bonne tenue des livres est essentielle puisqu’elle assure la pérennité de l’entreprise. Si vous ne pensez pas être en mesure de gérer les dossiers financiers de votre compagnie, nous vous conseillons fortement de retenir les services d’un comptable ou d’un teneur de livres. Ces professionnels effectueront toutes les opérations relatives aux finances de l’entreprise. Vous serez assuré de la qualité de la gestion de vos dossiers financiers.

Tenue de livres et comptabilité par GGLB

Le comptable est un expert dans la tenue des livres. Si votre entreprise croît rapidement et que vos dépenses ou vos revenus augmentent considérablement, retenir les services d’un comptable peut s’avérer un bon investissement pour vous. Il peut grandement vous aider dans la prise de décisions relatives à l’entreprise. Sans compter que reléguer le volet financier à un professionnel vous permettra de consacrer plus de temps à la gestion d’autres aspects de votre entreprise. Le comptable a comme fonction, entre autres :

  • De mener des analyses et de faire des rapports financiers;
  • D’effectuer des audits financiers;
  • D’agir, pour vous, comme conseiller commercial, c’est-à-dire qu’il peut vous aider à faire des choix plus éclairés pour assurer la pérennité de l’entreprise;
  • D’offrir, dans certains cas, des services pour la tenue des livres.

Vous pouvez aussi retenir les services d’un teneur de livres professionnel, qui s’occupera de tous les éléments relatifs à la tenue des livres. Essentiellement, le teneur de livres :

  • Tient des registres financiers;
  • Prépare les états financiers;
  • Prépare les chèques de paie, les factures, les avis d’imposition;
  • Prépare des déclarations de revenus.

Sachez qu’embaucher un teneur de livres peut être assez coûteux donc, avant tout, soyez certain d’avoir le budget nécessaire. En somme, le choix du professionnel dépend, certes, de la grosseur de votre entreprise, mais aussi de vos besoins personnels. Par exemple, si vous préférez être conseillé avant de prendre une décision d’importance, que vous aimez avoir une vision d’ensemble basée sur les performances de votre compagnie, consulter un expert-comptable est sans contredit le meilleur choix pour vous.

 

Quels dossiers devez-vous conserver?

Vous devez garder une trace des transactions passées dans l’exercice de votre entreprise pendant au moins 6 ans, ce qui inclut les documents suivants :

  • Les reçus électroniques ou papier;
  • Le journal des dépenses et des ventes;
  • Les registres de paie;
  • Les documents relatifs aux impôts perçus ou payés.

Recenser tous ces papiers et garder une bonne tenue des livres de l’entreprise peut parfois être ardu et demander beaucoup d’efforts pour une personne n’ayant pas ou peu de connaissances en comptabilité. Sachez que le comptable et le teneur de livres effectueront la revue de ces documents et s’assureront que tout soit en ordre. En faisant affaire avec ces experts, vous vous assurez de l’excellent suivi de vos dossiers financiers.

 

Quelles sont les mesures de contrôle à effectuer pour la tenue des livres?

Parmi les mesures de contrôle à effectuer dans le cadre de l’exploitation de votre entreprise, vous devez nécessairement faire le rapprochement bancaire, c’est-à-dire effectuer une vérification qui vous permet de faire une comparaison entre le relevé bancaire et les livres comptables, et au terme de laquelle vous devriez être en mesure d’expliquer la différence entre les soldes. Le rapprochement bancaire est une opération essentielle dans toute entreprise pour assurer sa pérennité. Il s’effectue chaque mois, après la réception du relevé de banque.

Dans votre entreprise, il est préférable, pour assurer un bon contrôle, de désigner une ou plusieurs personnes à titre de signataire autorisé. De cette façon, vous évitez l’usage inadéquat des fonds de l’entreprise. Le chèque émis par votre compagnie ne sera valide que si la ou les personnes désignées l’ont signé.

Vous devriez toujours faire vos opérations financières en passant par le compte bancaire de l’entreprise. Ainsi, il est préférable d’encaisser une somme d’argent reçue en argent et de faire un chèque pour payer une facture, plutôt que de payer en espèces. En fonctionnant de cette façon, vous gardez une trace de toutes les transactions effectuées dans le cadre des activités de l’entreprise.

Les bons de commande constituent également une bonne mesure de contrôle interne. En effet, ils permettent d’éviter que les fonds de l’entreprise servent à des fins non autorisées. Le bon de commande est un document signé par une personne autorisée qui présente une description détaillée de la marchandise et qui autorise le fournisseur à imputer la somme des achats à un compte.

 

Utiliser un logiciel comptable au Québec

Les comptes peuvent être tenus à l’aide de feuilles de calcul, lesquelles effectuent les sommes et mettent à jour simultanément toutes les données. Or, la conception et l’exploitation d’un tel système restent relativement lourdes, sans compter les erreurs possibles qui ne sont corrigées qu’à la fin de l’année. C’est pourquoi des logiciels de comptabilité sont apparus sur le marché. En fait, il s’agit d’outils non spécifiques qui :

  • font économiser du temps puisque les informations n’y sont saisies qu’une seule fois;
  • conservent la trace des débiteurs et des créanciers de votre entreprise;
  • réduisent la période de temps entre la vente et la facturation;
  • calculent automatiquement les taxes (TPS et TVQ);
  • permettent de faire des prévisions financières plus précises;
  • ajoutent des modules de paie au besoin et aux fins du calcul des salaires et de la production des fiches de paie, etc.

 

S’il constitue une solution abordable, le logiciel de comptabilité n’est pas sans inconvénient. En effet, son coût d’achat n’est pas à négliger et il est probable qu’un programme de mise à niveau et de soutien technique soit obligatoire, du moins requis.  De plus, les entreprises atypiques devront changer leur manière de fonctionner pour s’y conformer. Des coûts de formation et d’installation demeurent possibles aussi.

 

Le comptable : un teneur de livres qui s’adapte

Les petites entreprises tentent de garder bas le niveau de leurs dépenses de fonctionnement. Elles veulent notamment une structure administrative serrée, mais légère. Sauf qu’elles se doivent aussi de conserver tout ce qui confirme leurs transactions commerciales, et ce pendant au moins six ans. Pensons aux reçus électroniques ou papier, aux détails des dépenses, aux ventes et aux salaires, aux impôts perçus et payés, etc. L’expert-comptable externe permet de surmonter ce dilemme. Plus qu’un teneur de livres, il fait une gestion financière évolutive, c’est-à-dire qu’il ajuste ses services en fonction des besoins de l’entreprise et la conseille pour que celle-ci conserve sa stabilité financière.

Une bonne tenue de livres : quels avantages?

Bien tenir les livres de votre entreprise vous évite d’éventuels problèmes. En effet, une bonne gestion des dossiers financiers vous permettra de :

  • Vous donner une idée de la performance présente et passée de votre entreprise, et vous permettre de comparer les chiffres;
  • Planifier votre situation financière éventuelle, faire des prévisions;
  • Avoir toutes les informations pertinentes en main pour prendre des décisions éclairées;
  • Satisfaire aux exigences pour les déclarations, notamment pour celles de l’Agence du Revenu du Canada;
  • Vous éviter des désagréments si votre entreprise fait l’objet d’une vérification.

En somme, bien tenir les livres de votre entreprise vous aide dans la prise de décisions d’importance que vous avez à faire dans le cadre des activités financières de votre compagnie. Une bonne organisation de vos dossiers financiers peut donc vous avantager considérablement.

 

Petites entreprises au Québec, gros défis

En faisant appel aux services d’un comptable professionnel agréé, les entreprises de petites envergures se délestent du poids de la paperasserie, un poids d’autant plus grand qu’elles ont d’autres chats à fouetter! Faire face à la concurrence, développer leur produit ou planifier une stratégie d’expansion canalise souvent toutes les énergies du personnel à l’interne. Impartir la production des analyses et des rapports financiers, la conduite des audits financiers ou encore la tenue de livres devient dès lors un investissement rentable. L’expert-comptable peut en outre faire une différence durant la période des impôts, un passage obligé qui représente une surcharge de travail pour les petits entrepreneurs (documents relatifs à la paie, à la production des Formulaires T4 et autres, au versement de la TPS, à la déclaration des revenus, aux états financiers, etc.).

 

La solution GGLB

Dans la région de Québec, le cabinet d’experts-comptables Gariépy, Gravel, Larouche, Blouin (CPA) peut s’occuper de régler les mille et un détails que comprend la comptabilité d’entreprise. Nos experts responsables font toujours preuve de rigueur afin que les entrepreneurs n’aient qu’une seule préoccupation : bâtir leur succès. N’hésitez pas à nous contacter! Nos bureaux couvrent un grand nombre de secteurs à Québec, notamment les arrondissements de Beauport, de Charlesbourg, de la Côte-de-Beaupré, de Limoilou et de Québec. Avec GGLB, vous êtes certain d’obtenir un service personnalisé, professionnel et de qualité.

 

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GGLB CPA est un cabinet de comptables professionnels agrées à Beauport, Québec offrant depuis 25 ans des services comptables aux particuliers et aux entreprises. NOTRE MISSION : comprendre la réalité de chaque client pour en établir le meilleur profil financier et maximiser ses stratégies financières.

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